Répondre aux demandes de communication des documents funéraires

Comment répondre aux demandes de documents divers conservés par les communes en matière funéraire ? À l’occasion de leurs activités liées aux opérations et services funéraires, les communes détiennent un très grand nombre de documents dont la transmission peut être sollicitée par des tiers.

Le régime de la communication des documents administratifs funéraires est distinct des règles applicables à la communication des actes de l’état civil stricto sensu. Les copies d’actes de décès peuvent en effet être délivrées à toute personne. En revanche, la consultation sur place des registres de l’état civil de moins de 100 ans est limitée aux agents de l’État habilités à cet effet et aux personnes munies d’une autorisation écrite du procureur de la République.

La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’Administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal consacre le droit à la communication des documents administratifs, et en précise les conditions de délivrance. Elle définit quels sont les documents communicables, les demandeurs concernés et les modalités de la communication.

L’art. 42 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l’application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, oblige notamment les communes de 10 000 habitants et plus à désigner une personne responsable de l’accès aux documents administratifs, dont la mission est de réceptionner les demandes de communication desdits documents, de gérer les réclamations et d’assurer le lien entre la collectivité et la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA).

Lorsqu’une demande de communication d’un document funéraire est reçue, il convient en premier lieu de vérifier que le document est communicable, avant de vérifier la qualité de la personne demanderesse, et ensuite de déterminer les modalités de la communication.

Sont des documents administratifs au sens de l’article premier de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 : les "dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions" détenus par les personnes chargées d’une mission de service public.

Sont par exemple des documents communicables les marchés publics – un marché de travaux relatifs à des équipements funéraires, etc. – et les contrats administratifs tels que les concessions funéraires (uniquement le nom des titulaires et la durée de la concession accordée, à l’exclusion du nom des indivisaires et ayants droit), et les actes y afférents tels que la liste des personnes inhumées dans le cimetière, la liste des concessions, et le plan détaillé du cimetière notamment.

Les archives publiques sont rangées parmi les documents administratifs communicables, sauf si, dans le cas de documents funéraires, leur communication est susceptible de violer le secret de la vie privée. Un document communicable avant son classement en archive le demeure après ledit classement. Un document non communicable avant son classement en archive peut le devenir après son classement, selon des règles précises prévues par l’art. L. 213-2 du Code du patrimoine. Est par exemple communicable après 75 ans un document susceptible de violer le secret de la vie privée.

Le document doit être existant et achevé ; la commune n’est ainsi pas tenue d’élaborer un document disparu, ni de répondre à une demande générale de documentation portant sur un sujet. Elle n’est pas non plus tenue de constituer un document inexistant, que le droit ne rendrait pas obligatoire, pour répondre à une demande de communication. De même, si le document n’est pas achevé, le demandeur doit patienter jusqu’à son achèvement.

Les différents types de documents concernés Un contrat de concession funéraire est un document qui contient des éléments de vie privée dont l’accès est restreint par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives et les textes suivants. Ce document n’est donc communicable qu’au titulaire de la concession, et aux ayants droit et aux personnes qui ont droit à sépulture dans la concession, ainsi qu’aux personnes qui disposent d’un mandat des précédents pour ce faire. L’accès peut être autorisé aux membres de la famille proche s’ils justifient d’un motif légitime. L’identité des personnes inhumées dans la concession obéit aux mêmes restrictions d’accès. La publicité de la liste des concessions faisant l’objet d’une procédure de reprise administrative pour état d’abandon est régie par l’art. R. 2223-16 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT). Toute autre demande est à considérer suivant les critères exposés ci-dessus.

Lorsque les documents dont la communication est demandée ne contiennent pas d’informations nominatives, tout requérant peut en obtenir la communication.

Lorsque les documents contiennent des informations nominatives, comme souvent en matière funéraire, le demandeur doit prouver le lien juridique qui l’unit aux personnes nommées dans les documents concernés.

Demandez dans ce cas au requérant de fournir les justificatifs de ce lien, au moyen de tout document – titre d’identité, document d’état civil, notamment. Vérifiez aussi que l’intéressé ne se soit pas opposé à la communication de ces informations de son vivant.

Cette vérification vaut pour les documents nominatifs datés de moins de 50 ans, ceux datés de 50 ans et plus relevant de la législation applicable aux archives publiques. En effet, le délai de 75 ans ne concerne que les actes d’état civil, ceux relevant de la vie privée étant protégés durant 50 ans.

La CADA a rappelé à de nombreuses reprises que ni la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, ni le décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 ne permettent à l’Administration d’exiger qu’une demande d’accès à un document administratif soit formulée par écrit. Toutefois, pour des raisons d’administration de la preuve, il est conseillé de recourir à l’écrit.

Adaptez les modalités de communication en fonction de vos possibilités techniques. L’art. 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 précise ainsi que la consultation peut être "gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas" ou "par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’Administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais ne puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret". Le coût de reproduction est plafonné par un arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001 à 0,18 € par page de format A4 en impression noir et blanc, et à 2,75 € pour un cédérom.

Si besoin est, occultez ou disjoignez certaines mentions de documents communiqués ; cette possibilité est prévue par l’art. 2 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, notamment lorsque le demandeur d’un document comprenant des informations nominatives ne peut se prévaloir de la qualité d’ayant droit qu’à l’égard d’une partie des personnes mentionnées.

Dans l’hypothèse d’un refus émis expressément ou par un silence conservé pendant 2 mois à compter de la demande, le demandeur doit saisir la CADA, qui a un mois pour rendre un avis favorable, défavorable, d’incompétence, d’irrecevabilité ou d’absence d’objet. En cas de nouveau refus après la transmission de l’avis de la CADA, le demandeur peut intenter un recours pour excès de pouvoir contre la décision de refus de communication.

Notre conseil • Déterminez des délais de réponse moyens acceptables, et vérifiez-en le respect. La norme généralement admise en matière de qualité des relations avec le public est de répondre dans les 15 jours à une demande particulière formulée par courrier, ou dans le mois suivant une réponse d’attente ou de premier niveau. Le silence gardé pendant 2 mois par l’Administration saisie d’une demande vaut décision implicite de rejet. • Demandez l’avis de la (CADA) en cas de doute. Le conseil auprès des administrations destinataires de demandes de communication de documents administratifs est l’une de ses missions.

Erreurs à éviter • Ne limitez pas vos communications de documents administratifs aux documents contenus sur un support en papier. La loi de 1978 prévoit en effet que sont communicables les documents administratifs, "quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu". • Ne donnez pas une réponse négative au demandeur d’un document détenu par une autre administration que la vôtre. L’art. 2 de la loi du 17 juillet 1978 oblige en effet les administrations destinatrices de telles demandes à les transférer elles-mêmes à l’administration compétente, et à en aviser l’intéressé. Chacun peut constater la fréquente absence d’application de cette obligation, probablement par méconnaissance.

Non, avant son classement aux archives. Il contient en effet des informations nominatives susceptibles de violer le secret de la vie privée. Il ne sera communicable qu’après 50 ans à compter de la date de l’acte, en application des dispositions de l’art. L. 213-2 du Code du patrimoine.

Non. L’art. 2 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit expressément que "l’Administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique".

Les autorisations de crémation délivrées par le maire ainsi que les documents qui les accompagnent comportent des informations touchant à la vie privée qui font obstacle à une communication à des tiers. Tant que le délai de 50 ans, fixé par le Code du patrimoine (art. L. 213-2), n’est pas expiré, seules les personnes directement concernées pourront y avoir accès.

Ce document est librement consultable dès lors qu’il ne fait pas apparaître les noms des titulaires des concessions funéraires (avis CADA n° 20100756 du 25 février 2010).

• Code du patrimoine : art. L. 213-2 précisant les règles de communication des documents d’archive.

• Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives.

• Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’Administration et le public, et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal. Elle consacre notamment le droit à la communication des documents administratifs, et précise les conditions d’application de ce droit.

• Décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l’application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 : l’art. 42 prévoit la désignation et les compétences des personnes responsables de l’accès aux documents administratifs.

• Arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif. Il plafonne le tarif de délivrance des supports des copies de documents éventuellement exigibles par les administrations.