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FUNECAP GROUPE innove régulièrement et, en la matière, les achats ne sont pas en reste, comme le prouve le lancement récent d’une plateforme d’achat à destination de ses agences. Rencontre avec Stéphane Carré, directeur des achats du Groupe, et Alexis Raymond, consultant.

 Funecap Groupe sans ombre 2017

 

Stephane Carre ALEXIS RAYMOND
Stéphane Carré.  Alexis Raymond.

Résonance : Monsieur Carré, FUNECAP a lancé il y a quelques mois une plateforme d’achat destinée à FUNECAP GROUPE. Quels en sont les avantages, et pour qui ?

Stéphane Carré : Pour être exact, ce sont en fait trois portails que nous avons mis en place il y a tout juste un an. Les trois portails fonctionnent exactement de la même manière, et proposent aujourd’hui les mêmes offres. Pourquoi trois portails ? Parce que le premier est destiné à nos agences affiliées à l’enseigne ROC•ECLERC, le deuxième aux agences affiliées à l’enseigne POMPES FUNEBRES PASCAL LECLERC et le dernier réservé à nos agences intégrées sous les autres marques du Groupe (REBILLON, etc.).
Aujourd’hui, les offres sont largement communes, mais nous prévoyons de faire évoluer ces dernières de telle manière que nos différentes marques puissent bénéficier de sélections de produits exclusives. Il manquait, à un réseau aussi puissant que le nôtre, une plateforme nous permettant de gérer efficacement l’ensemble des produits et services dont une entreprise de pompes funèbres a besoin, et c’est maintenant le cas… L’utilisation de ces portails d’achats présente bien des avantages. Ils sont de différents types et concernent tout le monde.
Au niveau des agences, il peut s’agir d’un gain de temps certain dans la recherche de produits, dans la gestion des achats et des commandes. Le portail est un moyen très rapide et simple pour entrer en contact avec les fournisseurs. Plus besoin de rechercher leurs coordonnées. Vous leur adressez vos demandes directement via la plateforme, et recevez leurs réponses sur votre e-mail et dans votre espace dédié. Vous pourrez ensuite retrouver vos échanges sous forme de conversation directement dans votre espace personnel au sein du portail.
Elles bénéficient également des effets "volume" de l’ensemble du Groupe, et par conséquent de conditions tarifaires avantageuses, ainsi que des offres promotionnelles et exclusives proposées par les fournisseurs référencés. Au niveau du Groupe, cela permet de sélectionner des produits et services de qualité, à l’échelle nationale. Le choix d’un fournisseur ne se limite pas à la seule dimension "prix", mais se base sur la bonne équation "coût-qualité-délais". Un produit à prix très compétitif qui n’est jamais livré n’est d’aucune utilité…
Le rôle du service achats est de sélectionner, d’évaluer et de référencer des fournisseurs d’envergure nationale, capables de nous accompagner sur la durée, et surtout de pouvoir livrer et fournir la totalité des magasins, quelle que soit la période. Pour terminer, parmi les avantages majeurs : le fournisseur reçoit les commandes en temps réel, sans démarchage préa-lable des agences, ce qui constitue pour lui un gain de temps et d’argent.
Côté centrale, nous allons progressivement pouvoir savoir ce que nous achetons collectivement afin de concentrer nos efforts de négociation sur les produits aux forts enjeux. C’est là aussi un préalable à l’amélioration de nos conditions d’achats pour l’avenir.

R : Le nombre de fournisseurs est limité : est-ce exact ?

SC : Il s’agit d’un moyen pour atteindre notre fin. La plupart de nos besoins sont communs à toutes nos agences, et c’est souvent un même produit qui va y répondre : cartouches de silicone, housses de transport, cônes de 24 roses… en sont autant d’exemples. Le problème étant qu’actuellement un même produit peut être acheté chez 5 à 20 fournisseurs différents. Le meilleur moyen d’améliorer nos conditions d’achat, c’est de grouper nos commandes de produits identiques chez un même fournisseur pour lui confier un maximum de volume.
Maintenant que nous avons l’outil permettant de faire converger les flux d’achat, notre capacité de mutualisation globale ne doit plus être réduite par des attitudes individualistes. Pour commencer, nous souhaitons volontairement restreindre le nombre de partenaires au strict minimum (et donc écarter un bon nombre d’entre eux : choisir, c’est renoncer…). Si besoin, nous pourrons progressivement élargir le nombre de fournisseurs, mais très clairement, la bonne technique consiste déjà à demander à nos partenaires actuels d’étendre leur gamme si besoin pour coller au plus près des attentes du marché.

R : Pour bon nombre d’agences, cela signifie abandonner leurs fournisseurs historiques…

SC : Être intégré au sein d’un Groupe ou affilié à une enseigne implique un certain nombre de contraintes, et l’achat auprès des seuls fournisseurs référencés y figure en bonne place… Cela peut passer par le fait de couper le lien "affectif" avec ses fournisseurs historiques pour concentrer les achats auprès des seuls partenaires référencés.

R : Cela signifie-t-il que vous allez imposer les produits ?

SC : Nous imposons les fournisseurs, mais les agences restent libres de commander les produits qu’elles souhaitent. Nous n’avons aucune légitimité à imposer des produits alors que nous n’avons pas forcément la connaissance des besoins du marché local. Pour autant, occasionnellement, certaines gammes servant de support à la communication devront être logiquement présentes dans toutes les agences. C’est par exemple le cas depuis 3 ans au sein du réseau ROC•ECLERC, avec "Les incontournables", dont les avantages ont été loués par tous.

R : Monsieur Raymond, vous êtes à l’origine de la création des portails d’achat mis en place par FUNECAP GROUPE, mais que connaissez-vous du funéraire ?

Alexis Raymond : J’ai une longue expérience sur les TPE et PME, mais pas spécifiquement sur le funéraire, que j’ai découvert il y a 2 ans. Je travaille en tandem avec Stéphane Carré : nous avons sillonné la France à la rencontre des agences pour nous imprégner des modes opératoires et surtout de leurs besoins, car pour nous, la vérité est détenue par le terrain.

R : Votre solution est donc parfaitement adaptée au mode opératoire du funéraire ?

AR : Il n’y a pas vraiment de mode opératoire "classique" dans le funéraire. Certains utilisent déjà des logiciels de gestion, alors que d’autres continuent à remplir des commandes en papier carbone. Nous avons donc dû adapter notre solution pour que chaque utilisateur s’y retrouve. L’idée n’est donc pas de tout changer, mais plutôt de moderniser la gestion des achats et d’apporter des solutions simples et efficaces, qui permettront aux utilisateurs de gagner du temps, notamment en matière d’achats, d’approvisionnement et de gestion de stock.

PORTAIL ROC ECLERC
Portail ROC•ECLERC.
PORTAIL POMPES FUNEBRES PASCAL LECLERC
Portail POMPES FUNEBRES PASCAL LECLERC.
PORTAIL FUNECAP
Portail FUNECAP.

R : Pouvez-vous nous donner des exemples ?

AR : Bien sûr ! Combien d’agences savent aujourd’hui quels sont les 20 produits qui représentent leurs meilleures ventes ? Demandez à un chef d’entreprise combien de temps ses équipes passent à faire un inventaire ou à passer des commandes ? Combien de temps vais-je attendre le passage du représentant ? Est-ce que je ne risque pas de "re-commander un produit qui est en stock dans notre autre agence à quelques kilomètres de là ?" Autant de questions auxquelles il est bien difficile de répondre en général… Eh bien, au travers du portail et de la philosophie qui l’anime, nous ambitionnons de très vite apporter les réponses.
Nous savons aussi nous adapter aux organisations existantes en permettant la gestion de différents niveaux d’utilisateurs, de valideurs, ou un accès limité.

R : Parmi les fournisseurs qui ont tenté l’aventure du portail de vente aux professionnels du funéraire, peu ont connu le succès. Pourquoi ceux proposés par FUNECAP feraient-ils exception ?

AR : Pour plusieurs raisons. La première, c’est que nos portails sont généralistes et regroupent à eux seuls les offres de plusieurs dizaines de fournisseurs, aussi bien sur les achats métier que les frais généraux. Plutôt que d’avoir à travailler au travers de nombreux sites qui fonctionnent tous avec des ergonomies et des mises en page différentes, nos portails ont le gros avantage de proposer des cercueils, des fleurs ou des cartes de visite… avec une présentation identique quel que soit le produit. Il est donc très facile de s’y habituer et de se les approprier.
La deuxième, c’est que les portails, ce sont bien plus que de simples sites de vente en ligne. Ce sont des condensés de services à valeur ajoutée et d’astuces, dont la mission première est de faciliter et de rendre plus rapide la gestion des achats par leurs utilisateurs. Par exemple, permettre de présenter les produits aux familles en escamotant le prix d’achat et en le remplaçant par le prix de vente. Ou alors avoir accès en deux clics au palmarès des ventes au niveau du Groupe, ou aux nouveautés uniquement… Par ailleurs, les produits commandés via l’un ou l’autre des portails arrivent étiquetés avec le logo de la marque concernée, le code-barre EAN13 correspondant et le prix de vente souhaité par l’agence.
La troisième raison, c’est que nous raisonnons "intégration". Sans trop parler de technique, nous travaillons à ce que le portail puisse communiquer avec les autres systèmes d’information concernés par la chaîne d’approvisionnement : le logiciel de gestion funéraire utilisé dans l’agence, le logiciel de gestion commerciale utilisé par le fournisseur, etc. Ce sont là, potentiellement, de grosses économies de temps et de ressources, et surtout la garantie de la fiabilité des données.
Nous souhaitons réduire au strict minimum les opérations de saisie chez les différents acteurs concernés. Nous privilégions les transferts automatiques ou semi-automatiques d’informations. Un exemple pour illustrer mon propos : une référence de produits est aujourd’hui saisie au moins trois ou quatre fois dans le processus d’approvisionnement. Une première fois, très souvent à la main sur le bon de commande rempli par le commercial du fournisseur. Une deuxième fois, par l’équipe administrative du fournisseur pour saisir la commande dans son système d’information. Une troisième fois, par l’agence de pompes funèbres pour saisir sa commande d’achat au sein de son logiciel funéraire. Chaque étape non seulement est consommatrice de temps et de ressources, mais présente aussi un risque non négligeable d’erreur.
La quatrième raison, c’est que nous avons pour ambition d’aller vers davantage d’instantanéité et de réactivité. C’est juste le sens de l’histoire. Internet et les technologies associées ont habitué les consommateurs à avoir des réponses tout de suite : nos portails s’inspirent de cette réalité que plus personne ne peut nier. Plus personne ne veut attendre… Et, si j’en juge par le nombre de commandes qui transitent par les portails le soir ou le week-end, et parfois même la nuit…, nous sommes dans le vrai, en permettant aux agences de s’acquitter de leur mission d’achat au moment où elles en ressentent le besoin.
Quand je parle d’instantanéité, laissez-moi illustrer mon propos. Aujourd’hui, quelle énergie doit déployer un fournisseur pour informer ses clients du prix promotionnel sur un produit ? Il doit en aviser ses commerciaux, qui visiteront en l’espace de quelques semaines les clients potentiels. Il faudra encore quelques jours pour que les commandes signées en agences remontent chez le fournisseur. Avec notre portail, la mise en ligne du produit en promotion s’effectue en quelques clics : l’offre promotionnelle est portée en temps réel à la connaissance des utilisateurs des portails. Vous aurez compris que la commande, elle, ne mettra que quelques secondes à arriver chez le fournisseur concerné.

R : Mais cela risque d’obliger un certain nombre de personnes à changer leurs habitudes ?

AR : C’est vraisemblable, mais cela va dans le sens d’accroître la performance et l’efficacité de la personne concernée, et, au-delà, celle de son entreprise. Nous sommes bien conscients que les freins principaux sont la force de l’habitude d’un côté, et l’appréhension vis-à-vis des nouvelles technologies de l’autre. Nous respectons cela, et travaillons donc à lever progressivement ces deux freins.

R : Comme pour tout produit technique, cela implique une formation pour assurer une parfaite prise en main ?

AR : Absolument pas ! Celui ou celle qui sait acheter un billet de train ou consulter les horaires d’ouverture d’un commerce sur Internet saura utiliser les portails en quelques minutes. Nous mettons non seulement à sa disposition un petit tutoriel vidéo, mais aussi l’équipe de la centrale d’achats et l’équipe d’animation du réseau qui, à distance, ou si besoin sur site, répondront à toutes les questions que pourront se poser les utilisateurs.
Attention ! Numérique ne veut pas dire déshumanisé. Derrière le portail se cache une équipe expérimentée dédiée, orientée "services et satisfaction client". Nous connaissons votre métier et mettons à son service la pointe de la technologie. Une question ? Une suggestion ? Votre centrale d’achats est mobilisée pour répondre à vos attentes. Chaque utilisateur reconnaît que les bénéfices retirés valent largement le petit effort d’adaptation intrinsèque à tout changement d’habitude.

R : Parlons de ce qui fâche, cela coûte combien ?

AR : Rassurez-vous, l’accès et l’utilisation des portails sont totalement gratuits. Ils sont exclusivement réservés aux agences intégrées et affiliées de FUNECAP GROUPE.

R : Et quid des évolutions à venir ?

AR : Elles sont nombreuses… Mais attention ! Nous veillons à ne pas déstabiliser les utilisateurs, en faisant évoluer trop vite ce qui a vocation à être leur partenaire de travail au quotidien. Pour l’instant, la priorité est de nous assurer que les portails sont utilisés parfaitement par nos agences, et ce, pour l’intégralité des fonctionnalités proposées. Rassurez-vous : concernant les portails, la centrale d’achats, comme à son habitude, fourmille de nouveaux projets. Nous les gardons volontairement en réserve, conscients qu’il nous faut consolider et rassurer le socle des utilisateurs, avant d’évoluer vers d’autres projets.

Résonance n°138 - Mars 2018

 

Instances fédérales nationales et internationales :

CPFM - Confédération des Professionnels du Funéraire et de la Marbrerie FFPF - Fédération Française des Pompes Funèbres UPPFP - Union du Pôle Funéraire Public CSNAF - Chambre Syndicale Nationale de l'Art Funéraire UGCF - Union des Gestionnaires de Crématoriums Français FFC - Fédération Française de Crémation EFFS - European Federation or Funeral Services FIAT-IFTA - Fédération Internationale des Associations de Thanatoloques - International Federation of Thanatologists Associations